ראשית, נקבעת פגישה בין נציגי החברה לבין נציגות ועד הבית ודיירים המעוניינים להשתתף, בה אנו ממלאים דוח מפורט הסוקר את מצב התחזוקה הנוכחי של הבניין ואת הסטוריית ניהולו.
נציגי הבניין מתבקשים להביע את דרישותיהם לגבי אופן ניהול הבניין, לדווח על ליקויים שיש לטפל בהם ולהעלות נקודות לשיפור פני הבניין. הנושאים שהועלו לטיפול מחולקים לבעיות דחופות לטיפול בטווח הזמן הקרוב ובעיות לטיפול בטווח הזמן הארוך.
בהתבסס על חלוקה זו, נקבעת תכנית עבודה על פי צרכיו הספציפיים של הבניין הכוללת את כלל הפעולות שיש לבצע בו הן באופן שוטף והן באופן מיוחד.
